Kinh nghiệm mở công ty tại Mỹ

Bước 1: Lựa chọn loại hình kinh doanh và tiểu bang phù hợp

Điều đầu tiên bạn cần hiểu là bạn đang muốn mở công ty tại Mỹ tại 1 trong 50 tiểu bang quốc gia này; chứ không chỉ đơn giản là ở Mỹ. Các giấy tờ và thủ tục để thành lập tổng công ty (Corporation) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) tương đối đơn giản; vì vậy, bạn có thể tìm một luật sư hoặc đăng ký trực tuyến thông qua một dịch vụ nộp hồ sơ pháp lý trực tuyến. Thành lập công ty thông qua dịch vụ trực tuyến có giá cả phải chăng hơn mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp như thông qua luật sư; tuy nhiên, luật sư vẫn là người sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến việc kinh doanh của bạn một cách chi tiết và rõ ràng hơn.

Bạn cần phải quyết định loại hình kinh doanh cho công ty. Đối với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nước ngoài, có hai loại hình kinh doanh chính: Công ty đại chúng (C Corporation) và Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC). Các LLC thường được xem như loại hình được miễn các khoản thuế, nghĩa là bất cứ lợi nhuận nào cũng đều được chuyển hết cho chủ sở hữu (được báo cáo trên cấp độ cá nhân). Một công ty đại chúng (C Corporation) phải trả thuế trên bất kỳ lợi nhuận nào (được báo cáo trên cấp độ doanh nghiệp). Bạn nên trao đổi với một luật sư chuyên về kế toán / thuế để xác định các loại hình công ty phù hợp nhất.

Khi bạn quyết định tiểu bang nào là nơi để đăng ký thành lập công ty, có một số điều cần ghi nhớ. Nếu bạn có đã có sẵn văn phòng hoặc sự hiện diện thực tế tại Mỹ, thì bạn nên kết hợp thành lập công ty ngay tại tiểu bang đó. Ngược lại, nếu bạn không có bất cứ sự hiện diện thực tế nào ở Mỹ, bạn có thể thành lập công ty tại bất kỳ tiểu bang nào bạn muốn

Bước 2: Tìm kiếm một đại lý đại diện

Các hình thức và những yêu cầu cho việc thành lập một công ty kinh doanh sẽ khác nhau đôi chút giữa các tiểu bang. Một đại lý đại diện được thiết lập nhằm thay mặt cho doanh nghiệp nhận các giấy tờ và văn bản pháp lý. Những văn bản này bao gồm những thông báo gia hạn từ tiểu bang và giấy tờ liên quan đến các vụ kiện cáo. Các đại lý đại diện này phải nằm ở tiểu bang nơi công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) của bạn được đăng ký và phải có một địa chỉ thực. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy một dịch vụ đại lý đăng ký trực tuyến, hoặc các công ty tư vấn thành lập công ty có thể cung cấp các dịch vụ này.

Xin lưu ý, bạn không thể sử dụng địa chỉ của đại lý đăng ký như địa chỉ pháp lý của công ty bạn, hoặc thậm chí là địa chỉ thư tín của công ty bạn. Đại lý đăng ký giống như một dịch vụ để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ tài liệu quan trọng nào liên quan đến thuế, kinh doanh trong tiểu bang, hoặc các vụ kiện. Các tiểu bang nơi bạn thành lập công ty sẽ luôn yêu cầu bạn phải cung cấp địa chỉ của đại lý đăng ký.

Bước 3: Đăng ký công ty

Dưới đây là các thủ tục cơ bản trong quy trình thành lập công ty được áp dụng cho hầu hết các tiểu bang:

Các chủ doanh nghiệp phải chọn một tên đăng ký có tính duy nhất.

Chủ doanh nghiệp chọn một đại lý đại diện mà có thể nhận được các văn bản pháp lý cho công ty. (Một công ty mà có một địa chỉ thực tế trong tiểu bang có thể đảm đương vai trò là đại lý của riêng mình, tuy nhiên, điều này chưa hẳn được công nhận ở các tiểu bang khác, như California)

Chủ sở hữu phải điền vào giấy chứng nhận thành lập công ty để xác định tên công ty; tên và địa chỉ của đại lý đăng ký; tổng số và mệnh giá cổ phiếu công ty được phép phát hành và tên cũng như địa chỉ thư tín của công ty. Lệ phí từ 89$ và sẽ tăng dần dựa trên số lượng cổ phiếu phát hành hoặc vốn huy động.

Một khi doanh nghiệp được thành lập, công ty phải nộp một báo cáo ($ 50) và nộp thuế nhượng quyền thương mại (từ $ 175) mỗi năm. Mặc dù nhiều dịch vụ trực tuyến tồn tại để giúp đỡ việc thành lập công ty với một khoản phí tách biệt có thể lên tới vài trăm đô la, các thủ tục giấy tờ nói chung khá đơn giản, và các tiểu bang (thường thông qua thư ký của tiểu bang) sẽ hướng dẫn trực tuyến để giúp các cá nhân nộp giấy tờ thích hợp.

Bước 4: Thiết lập mã số thuế

Công ty của bạn sẽ cần được xác định bởi Cục Doanh thu nội địa - IRS (The Internal Revenue Service). Quy trình này thường được thực hiện thông qua mã số xác minh của chủ doanh nghiệp – Employer Identification Number (EIN), như yêu cầu một mã số an ninh xã hội. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài, một mã số khai thuế cá nhân - Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) thường được trao cho những cá nhân phải trả các khoản thuế tại Mỹ, nhưng không đủ điều kiện cho một mã số an ninh xã hội. Bạn sẽ sử dụng mẫu đơn W-7 để nộp đơn đăng ký cho một mã số khai thuế cá nhân (ITIN).

Xin lưu ý rằng kể từ tháng 1/2013, Cục Doanh thu nội địa (IRS) đã thay đổi chính sách liên quan đến các tài liệu cần thiết để có được một mã số khai thuế cá nhân (ITIN).

Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng Mỹ

Nhiều chủ doanh nghiệp nước ngoài cho rằng bước 5 này là giai đọan thách thức nhất khi bạn muốn thiết lập một cửa hàng trên đất Mỹ. Các yêu cầu cho việc mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là khác nhau theo từng ngân hàng, nhưng thông thường bạn sẽ cần có các văn bản chứng minh cho việc thành lập công ty tại Mỹ, mã số thuế và một bản sao hộ chiếu.

Nếu bạn có mặt trực tiếp ở Mỹ tại thời điểm mở tài khỏan thì việc mở một tài khoản cá nhân sẽ dễ dàng hơn (miễn là bạn có mang theo các văn bản thành lập công ty). Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đang ở nước ngoài, bạn vẫn có thể tìm thấy một ngân hàng hoặc một dịch vụ trực tuyến cung cấp gói dịch vụ này. 

Hiểu rõ tình trạng thuế và các vấn đề về thuế

Bạn nên bố trí nhân sự kế toán tại quốc gia của mình cũng như tại ở Mỹ, đó là cách tốt nhất để bạn hiểu được các tác động của thuế ở cả hai nước. 

Theo dõi các yêu cầu cần phải tuân thủ hàng năm

Một khi công ty đã thành lập, bạn sẽ cần phải nộp báo cáo hàng năm của công ty. Đây là một mẫu đơn cơ bản chủ yếu cập nhật địa chỉ của công ty và đại lý đăng ký (tuy nhiên, bạn sẽ cần phải nộp mẫu đơn ngay cả khi không có thay đổi). Nếu bạn thành lập một công ty, bạn cũng sẽ cần phải tổ chức một cuộc họp hàng năm và ghi lại biên bản cuộc họp đó. Đừng quên các bước này; nếu bạn không tuân thủ trình tự và yêu cầu về giấy tờ, doanh nghiệp của bạn có thể rơi vào "trạng thái xấu" với nhà nước.

Thành lập và duy trì một doanh nghiệp tại Mỹ sẽ yêu cầu một khoản đầu tư khiêm tốn về thời gian và tiền bạc (thông thường, bạn sẵn sàng đầu tư càng nhiều thời gian thì số tiền bạn phải bỏ ra càng ít và ngược lại). 

Tin tức liên quan:

• Định cư tại Mỹ
• Chuyện được, mất khi định cư Mỹ qua lời kể của một người Việt
• Thủ tục làm thẻ xanh định cư Mỹ